長豐縣 (略) 2025年檔案數字化加工競爭性磋商文件

（服務類）

項目名稱：長豐縣 (略) 2025年檔案數字化加工

項目編號：2025CFJYZX0601

采 購 人： (略)

2025年06月

目 錄

第一章磋商公告 1

第二章采購需求 3

第三章評審方法和標準 6

第四章響應文件格式 11

第一章 磋商公告

一、項目基本情況

1.項目編號：2025CFJYZX0601

2.項目名稱： (略) 2025檔案數字化加工

3.項目地點： (略) 長豐縣

4.項目單位： (略)

5.項目概況： (略) 檔案數字化加工服務，詳見采購需求

6.資金來源：財政支付

7.采購方式：競爭性磋商

8.項目預算：20.(略)元

9.項目類別：政府采購服務類

10.本項目是否接受聯合體：否

二、申請人的資格要求

1.滿足《中華人民共和國政府采購法》第二十二條規定；

2.本項目的特定資格要求：無。

三、獲取文件

1.獲取文件方式（地點）：網上獲取

2.獲取文件時間：同遞交采購文件時間

四、遞交采購文件

1.時間：2025年06月23日至2025年06月25日，每天上午8:00至12:00，下午14:30至17:30（北京時間）。

2.地點： (略) （ (略) ）4樓409室（長豐縣雙墩 (略) (略) 交口)

3.方式：現場遞交

五、響應文件提交

1. 截止時間：2025年06月26日09點00分（北京時間）

2. 地點： (略) （ (略) ）4樓（長豐縣雙墩 (略) (略) 交口)。

六、響應文件的組成

1. 投標人資格條件中規定的資質證書復印件

2. 法人和經辦人身份證正反面復印件

3. 磋商報價單

4. 授權委托書

5. 磋商響應函

6. 商務響應表

7. 無重大違法記錄聲明函、無不良信用記錄聲明函

8. 投標人認為需要提供的其他資料

七、其它事項說明

1. 本次公告在長豐縣人民 (略) 站上發布。

2. 采購文件獲取過程中有任何疑問，請在工作時間（工作日：8:00-12:00，14:30-17:30，節假日休息）撥打咨詢電話：0551-(略)。

第二章 采購需求

前注：

本說明中提出的技術方案僅為參考，如無明確限制，供應商可以進行優化，提供滿足用戶實際需要的更優（或者性能實質上不低于的）服務方案，且此方案須經磋商小組評審認可。

一、采購需求前附表

二、項目概況

本項目總金額20.(略)元，通過委托外單位服務形式，運用信息化手段，對采購方庫存檔案進行規范化整理及數字化加工（包含檔案整理、 (略) 理、檔案數字化掃描、建立索引信息、條目著錄、OCR 識別、著錄檢查檔案元數據和數字化副本的校對、檔案鑒別分類篩除等工作）。本項目質保期三年。

內容涵蓋：檔案實體整理（部分紙質檔案數字化前需重新進行整理）、機讀目錄錄入、檔案全文掃描和 OCR(準確率 95%以上)、合成雙層 PDF，對庫藏檔案目錄進行目錄著錄校對、元數據補錄完善和鑒別分類篩除，建立相關數據庫，掛接或導入檔案數字化成果。

項目以規范高效、確保安全為原則，立足檔案保護、資源服務和業務管理的宗旨，按國家、省、市有關檔案的管理規定與標準，運用計算機技術，方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源。

三、服務需求

項目需求中所述設施、設備和相關軟件及耗材須全部由中標人自行提供和部署，采購人不再增加任何費用。工作環境的搭建、工作現場的管理不得違背各項安全規范和采購人的要求。

（一）人員要求。

本項目成交供應商須配備項目負責人1名和操作人員2名，操作人員專科以上學歷（其中1人本科學歷），年齡不超過35周歲,身體健康,無任何違法、違紀、犯罪等不良記錄；所配備人員須具備檔案整理及數字化加工經驗，熟悉檔案業務與數字化加工流程，獨立負責過檔案數字化加工項目。操作人員需駐場辦公，各職位不允許存在相互兼職。項目負責人必須隨時指導開展具體工作，負責項目全過程的管理和技術保障，確保項目質量。人員應統一掛牌上崗，按采購人的工作時間開展工作并實行嚴格考勤制度。人員保持相對穩定，中途不得隨意更換（如有更換需獲 (略) 審批同意）。人員的工資、社保、交通、食宿等所有費用由成交供應商自行解決。

（二）工作內容

1．完成2025年及以后檔案的數字化及整理加工服務（包括檔案整理、掃描、著錄、圖文質檢、裝訂、裝盒上架等工作內容），同時將數字化加工的成果數據掛接到采購人的檔案管理系統中，確保加工的成品數據能夠被檔案管理系統利用。每年整理完成中心當年產生的檔案，檔案數量約3000卷左右，掃描頁面約(略)頁。完成采購人安排的其他工作。

2．服務地點

駐場服務地點主要在雙墩鎮，考慮到加工后檔案需移交長豐縣城檔案室并上架等因素，具體服務地點由采購人根據工作需要進行安排。

（三）工作要求

1．安全管理

為確保項目過程中檔案實體和信息安全，中標人的項目安全管理必須嚴格遵循《檔案數字化外包安全管理規范》的要求。如有不遵守《檔案數字化外包安全管理規范》的行為，采購人有權終止合同并上報相關監 (略) 理，所有損失全部由中標人自行承擔。

1.1.檔案數字化加工和現場管理的各個環節中標人均應進行詳細登記，每個工作環節均有質檢記錄，并及時整理、匯總，裝訂成冊；

1.2.每周五下午要有周報上報采購人，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄，并移交給采購人；

1.3.工作人員的個人物品和手機、相機、U 盤等通信和數據存儲設備必須存放在外（中標人自備儲物柜），嚴禁帶入加工現場，上述物品在加工現場一經發現，采購人有權終止合同，所有損失由中標人自行承擔。

2．工作環境

2.1.作業地點

項目須 (略) 作業，中標人需派駐工作團隊，配備符合要求的設施設備。

2.2.為保證信息安全，項目現場須配備“數字化加工安全保護系統”

(1)數字化加工安全保護系統的客戶端軟件防護功能要求如下：

保護數字化加工計算機設備，用戶開機后自動啟動安全防護，強制用戶登錄客戶端；掃描后生成的數字檔案自動加密；數字檔案瀏覽、質檢等讀取操作自動解密；數字檔案修圖、糾偏等編輯操作保存自動加密；使用 AES 和 RSA 混合算法對數字檔案進行加密；未經登記和認證的用戶無法登(略)數字化加工環境；記錄加工人員對數字檔案的所有操作；控制用戶對本級 IP 的修改權限；控制用戶卸載客戶端的權限；記錄移動存儲接入信息，未認證的移動存儲禁止使用；

設備端口控制：對數字化加工設備的端口進行控制，包括 USB 端口、串口、光驅、軟驅、無線、藍牙、紅外線、1394 接口等接口；

全盤掃描加密：支持全盤掃描加密，對數字化加工計算機上已有的電子檔案進行批量加密；

進程控制：對數字化加工設備的進程進行管理控制，只允許指定的進程訪問電子檔案時透明解密電子檔案；

日志推送：所有在數字化加工計算機設備上進行的操作，推送至管理端，以便進行集中管理和監控；提供專用的成果批量解密工具；提供安全 KEY 用于成果解密；

客戶端端操作系統支持 Windows XP/7/10 操作系統。

(2)數字化加工安全保護系統的管理端軟件防護功能要求如下：

支持數字化加工工作不少于 1 年的管理、操作、審計等日志的存儲；提供 B/S 方式全功能管理；用戶分組分級管理，管理端不允許數字化加工人員訪問；用戶信息管理（新增、維護、密碼修改和授權等）；

對采購人管理員提供安全 KEY 認證；支持數字化加工環境安全狀態實時查看；對數字化加工用戶進行登記和維護；對用于數字化加工的計算機設備進行登記和維護；

查看移動存儲設備的接入記錄；對移動存儲設備進行登記和認證；支持多管理員管理機制，權限可以靈活分配；支持默認安全策略配置；

支持按角色、用戶進行安全策略配置；管理和維護數字化加工環境中的軟件程序，并對其加密策略進行配置；

記錄數字化加工人員對數字檔案的操作，支持查詢和統計分析；記錄數字化加工人員的告警信息，支持查詢和統計分析；支持告警信息分類，支 (略) 理；支持操作日志、告警日志和數字化加工日志導出；

支持對客戶端版本進行維護；監控服務端的狀態并進行維護。

2.3.為提高管理，保證數字化質量，項目須部署和使用“數字化加工系統”。

(1)除 (略) 理和裝訂工序外，所有其他工序應在數字化加工系統中操作；

(2)系統應具備檔案出入庫登記和檔案出入庫批次管理功能；

(3)系統應具備采購人管理功能，為采購人提供具備統計、管理和抽檢功能的訪問賬戶，方便采購人實時了解項目進度、質量等情況；

2.4.為提高數據安全性，應配備數字化專用服務器、磁盤陣列、備份硬盤和監控系統等。

(1)服務器應能滿足數字化加工系統流暢運行和數字化業務的需要；

(2)磁盤陣列應能集中存儲數字化生成的全部數據，含掃描原圖數據、 (略) 理后數據和 PDF 等數據；

(3)監控系統應覆蓋所有數字化加工場所，單個房間內不少于 2 個攝像頭，確保無監控死角，所有監控的視頻文件保存時間不低于 6 個月，6 個月內任意時間的錄像信息須能夠隨時調閱，超過 6 個月的視頻文件應轉存至移動硬盤上備查，項目完整監控視頻須保留至項目通過驗收。

2.5.為保護工作人員和檔案，提高工作效率，應配備足夠的空氣凈化器、桌椅、電腦、掃描儀等設備。

(1)檔案數字化加工所需軟、硬件設備、設施由中標人自行解決，著錄和掛接所需檔案管理軟件由中標人自備，數字化加工耗材（檔號章、裝訂線、漿糊、筆、墨、紙張等）由中標人提供，采購人負責提供現有數據庫的字段、結構，監督，檔案盒由采購人提供，采購人協助中標人開展相關工作；

(2) (略) 理和裝訂室需按面積配備足夠數量的空氣凈化器（PM2.5 級別），空氣進化器需裝配全新濾芯，且每使用3個月必須更換新濾芯；

(3)中標人應按照數字化房間面積、工作流程、質量要求、人員數量和業務需要配備相應種類、數量的桌椅和檔案柜；

(4)中標人應在工作場地外為現場工作人員配備存放個人物品的儲物柜；

(5)為方便圖紙等大幅面檔案的掃描，現場應配備 A0 級別的掃描儀和相應的檔案保護器件、輔材；

2.6.規范數字化現場的強弱電布線

(1)數字化加工現場的強弱電布線必須遵循相關安全規定，應合 (略) 上的承載設備， (略) 負荷運行；

(2)加工現場應為服務器、存儲等設備配備 UPS，防止突然斷電導致數據丟失；

(3)為采購人預 (略) 絡的接入口，并 (略) (略) 接至采購人指定的辦公室；

(4)為采購人預留數字化加工系統的用戶和相應權限，方便采購人對檔案的抽檢。

（三）流程和質量

1.總體要求

(1)本項目實施全流程監理，中標人須配合采購人及項目監理對項目的監督，保證項目的質量和進度；

(2)確保所有檔案實體和檔案信息的安全、完整；

(3)確保在數字化過程中不對檔案原件造成損傷。

2.質檢要求

(1)采購人對項目以出入庫批次為單位進行抽檢,有關批次的界定以采購人的要求為準，中標人不得以任何原因打亂抽檢順序、跳過相關批次或逃避抽檢，抽檢比例不低于 5%，抽檢內容的一次性合格率必須達到 99.9%。如抽檢的一次性合格率低于 99.9%，視為違反合同約定，采購人有權據此取消合同，由此產生的一切責任均由中標人自行承擔；

(2)中標人應設置項目質檢崗位，對項目成果按 100%的比例進行質檢，并將相關質檢記錄規范整理后移交監理和采購人。

3.前處理要求

(1)拆卷時不得對檔案造成傷害，如造成檔案損毀，采購人有權據此取消合同，由此產生的一切責任均由中標人自行承擔；

(2)對于有破碎的檔案，不得進行任何操作，不得加重破損情況，發現后立即登記封存，通知縣交易中心工作人 (略) 理。

(3)為更好的展現檔案原貌，全部采用彩色方式掃描,文件以彩色JPG格式掃描存儲，以JPG格式轉PDF或OFD格式掛接利用；字跡清晰可辨的，掃描分辨率不低于300dpi；紙張和字跡狀況不良的，掃描分辨率不低于400dpi，以清晰為準。電子文件的命名按照相關規定統一命名；

(4)掃描時，應根據紙張質地、底色、薄厚程。

4.數字化掃描要求

(1)遵循盡可能保持檔案原貌的原則，保證檔案掃描圖像與原件在顏色、內容、識讀性等方面完全一致；

(2)采用平板或非接觸式的掃描設備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發生；

(3)如遇到檔案紙張質地脆弱，不適合反復拆裝訂的檔案，應采用零邊距掃描儀或非接觸式設備，并采用不拆卷掃描方式進行掃描；

(4)為更好的展現檔案原貌，全部采用彩色方式掃描, 文件以彩色 JPG 格式掃描存儲，以 JPG 格式轉 PDF或OFD格式 掛接利用；字跡清晰可辨的，掃描分辨率不低于 300dpi；紙張和字跡狀況不良的，掃描分辨率不低于 400dpi，以清晰為準。電子文件的命名按照相關規定統一命名；

(5)掃描時，應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合；

(6)對于檔案中超過 A0 幅面的超長頁進行分頁掃描后，要拼接成一頁；

(7)對于涉密檔案，不進行掃描。中標人須登記未掃描檔案文件級目錄（電子和紙質），并移交給采購人。

5. (略) 理要求

(1)掃描圖像偏斜度不得超過 0.5 度，方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀均值，四舍五入保留至小數點后兩位數，得到該供應商的技術資信分。

（2）將每個供應商的技術資信分加上根據上述標準計算出的價格分，即為該供應商的綜合總得分。

第四章 響應文件的格式

一、報價表格式

項目名稱：

項目編號：

供應商公章或授權代表簽字：

日 期：

注：

1.本表內容根據磋商文件要求包括了服務及其配套的設計、采購、制造、檢測、試驗、運輸、保險、倉儲、稅費以及現場落地、安裝及安裝耗損、調試、驗收、培訓、人工、技術服務（包括技術資料、圖紙的提供）質保期內的售后服務保障等所有費用。

2.特殊事項在備注中注明。

3.供應商應根據其響應文件中報價表的內容填寫唱標信息，唱標信息不作為評審的依據。唱標信息與報價表不一致的，以報價表為準。

二、磋商響應函

致：采購人

根據貴方的競爭性磋商公告和磋商邀請，我方茲宣布同意如下：

1.如我公司成交，我公司承諾愿意按磋商文件規定繳納履約保證金和成交服務費。按本次磋商文件規定及最后報價承諾供貨及安裝。

2.我方根據本次磋商文件的規定，嚴格履行合同的責任和義務,并保證于買方要求的日期內完成服務，并通過買方驗收。

3.我方承諾報價低于同類貨 (略) 場平均價格。

4.我方已詳細審核本次磋商文件，包括磋商文件附件、參考資料、磋商文件修改書或圖紙（如有），我方正式認可并遵守本次磋商文件，并對磋商文件各項條款、規定及要求均無異議。我方知道必須放棄提出含糊不清或誤解問題的權利。

5.我方同意從供應商須知規定的磋商日期起遵循本磋商文件，并在供應商須知規定的磋商有效期之前均具有約束力。

6.我方同意按貴方要求在磋商規定時間內向貴方提供與其磋商有關的任何證據或補充資料，否則，我方的響應文件可被貴方拒絕。

7.我方完全理解貴方不一定接受最低報價的磋商。

8.我方同意磋商文件規定的付款方式、服務期限。

9.我方對響應文件中所提供資料、文件、證書及證件的真實性和有效性負責。

供應商簽章：

日 期：

三、
無重大違法記錄聲明函、無不良信用

記錄聲明函

1.本單位鄭重聲明，根據《中華人民共和國政府采購法》及《中華人民共和國政府采購法實施條例》的規定，參加政府采購活動前三年內，本單位在經營活動中沒有重大違法記錄，沒有因違法經營受 (略) 罰或者責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款 (略) 罰，且未在被禁止參加政府采購 (略) 罰期限內。

2.本單位鄭重聲明，我單位無以下不良信用記錄情形：

（1） (略) 列入失信被執行人；

（2）單位、法定代表人或擬派項目經理（項目負責人） (略) 列入行賄犯罪檔案；

（3）被工商行政管理部門列入企業經營異常名錄；

（4）被稅務部門列入重大稅收違法案件當事人名單；

（5）被政府采購監管部門列入政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。

3.本單位鄭重聲明，我單 (略) 及其所轄縣（市）、區（ (略) ）公共資源交易監督管理部門記不良行為記錄；或被記不良行為記錄（以公布日期為準），但同時符合下列情形：

（1）開標日前（含當日）6 個月內記分累計未滿 10 分；

（2）開標日前（含當日）12 個月內記分累計未滿 15 分；

（3）開標日前（含當日）18 個月內記分累計未滿 20 分；

（4）開標日前（含當日）24 個月內記分累計未滿 25 分。

本單位對上述聲明的真實性負責。如有虛假，將依法承擔相應責任。

供應商簽章：

日 期：

四、授權書

本授權書聲明： （投標人名稱）授權（投標人授權代表 姓名、職務）代表我方參加本項目采購活動，全權代 (略) 理投標過程的一切事宜，包括但不限于：投標、參與開標、談判、簽約等。投標人授權代表在投標過程中所簽署的一切 (略) 理與之有關的一切事務，我方均予以認可并對此承擔責任。投標人授權代表無轉委托權。特此授權。

本授權書自出具之日起生效。

授權代表身份證明掃描件：

授權代表聯系方式： （請填寫手機號碼）

特此聲明。

投標人電子簽章：

日 期：

注：

1.本項目只允許有唯一的投標人授權代表，提供身份證明掃描件；

2.法定代表人參加投標的無需提供授權書，提供身份證明掃描件。

五、商務響應表

六、項目總體分析

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日 期：

七、項目實施計劃

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日 期：

八、項目管理機制

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日 期：

九、質量控制方案

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日 期：

十、保密措施方案

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日 期：

十一、突 (略) 置方案

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日期：

十二、數據驗收方案

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日期：

十三、售后服務方案

(供應商可自行制作格式)

供應商簽章：

日期：

十四、其他相關證明材料

提供符合磋商邀請、采購需求及評審方法和標準規定的相關證明文件。

特別提示：

供應商在響應文件制作時可在此欄內安排磋商文件要求的證明資料，如營業執照、稅務登記證等。